MANAJEMENT PERKANTORAN

Manajemen Perkantoran dan Perumusan Organisasi

1. Pengertian Manajemen Kantor

Manajemen Kantor adalah Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan ketatausahaan untuk mencapai tujuan yang telah diperkirakan.

Manajemen Kantor adalah seluruh kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan.

Manajemen bukan saja dapat dianggap sebagai suatu jenis ilmu, tetapi juga aktivitas (kegiatan). Sebagai suatu ilmu dan aktivitas, manajemen mempunyai sifat yang unik. Artinya, identitas manajemen berbeda dari ilmu dan aktivitas lainnya.

a. Fungsi Manajemen :

  • Perencanaan
  • Pengorganisasian
  • Pengkoordinasian
  • Pengawasan

b. Elemen Manajemen

  • Man
  • Money
  • Material
  • Market
  • Machine
  • Method (Metode)

Manajemen kantor dapat ditinjau dari dua sudut penglihatan yang berbeda, yaitu dari sudut manajemen dan dari sudut sasaran.

Dari sudut manajemen, manajemen kantor merupakan kegiatan untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengendalikan, mengoordinasikan, mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan menertibkan ketatausahaan kantor.

Dari sudut sasaran, manajemen kantor merupakan segala kegiatan penataan yang ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha dalam sistim perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.

c. Dua sudut penglihatan manajement kantor:

  • Dari sudut manajemen : Manajemen kantor merupakan kegiatan untuk merencanakan, mengarahkan, mengendalikan, mengoordinasikan, mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan menertibkan tata usaha kantor.
  • Dari sudut sasaran: manajemen kantor adalah segala kegiatan penataan yang ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tata usaha dalam sistem perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.

Untuk mengelola suatu pekerjaan agar dapat mencapai hasil yang sesuai dengan tujuan yang ditentukan, sangat memerlukan keahlian khusus, bukan saja keahlian tekhnis, melainkan juga keahlian dalam memimpin orang – orang. Artinya, memotivasi orang lain agar mau bekerja dengan giat dan kreatif.  Oleh  karena itu, seorang manajer yang berhasil ialah yang mampu menggerakan bawahannya agar berhasil. Dengan kata lain, manajer yang berhasil adalah seseorang yang senantiasa mendorong dan memberi kesempatan kepada bawahannya untuk maju, dalam arti mampu meningkatkan dan mengembangkan keahlian serta pengabdiaan bawahannya.

2. Aktivitas dari Manajemen Kantor

Geoffrey Whitehead mengatakan bahwa di seluruh kantor terdapat lima bidang kegiatan utama, yaitu:

  • Kegiatan komunikasi
  • Kegiatan kalkulasi
  • Pengolahan Warkat
  • Penyusunan laporan
  • Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin

Pekerjaan manajer dalam menilai dan  mengatur pekerjaan yang diselenggarakan c yaitu dengan cara pengawasan yang diperoleh melalui:

a)      Developing performance standard (perkembangan tingkat/derajat pekerjaan)

b)      Measuring performance (pengukuran hasil pekerjaan)

c)      Evaluating results (penilain hasil pekerjaan)

d)     Taking corrective action (pengambilan tindakan perbaikan).

Keempat cara pengawasan melalui manajemen pengendalian dapat dijelaskan sebagai berikut:

a)      Develoving performance standard

b)      Pekerjaan yang harus di selesaikan oleh manajer dalam menetapkan alat – alat  pengukuran (yard – stick). Dengan alat itu, dinilainya hasil pekerjaan orang yang harus melapor padanya. Ukuran – ukuran ini dapat diambil dari tujuan organisasi, kebijaksanaan  – kebijaksanaan dan anggaran belanja yang ditetapkan dan direncanakan.

c)      Measuring performance

d)     Menetapkan status pekerjaan yang sedang dilaksanakan dan yang telah selesai. Hal ini dapat dicapai melalui pengamatan, laporan dan catatan berbagai kegiatan.

e)      Evaluating result

Menetapkan arti perbedaan – perbedaan dan kekecualian – kekecualian dengan cara membandingkan hasil pekerjaan yang sebenarnya dengan ukuran hasil pekerjaan.

f)       Taking corrective action

Meluruskan dan mengadakan perbaikan terhadap penyimpangan – penyimapangan yang terjadi.

Selanjutnya, dalam suatu kantor manajemen membuat table perincian dengan berbagai kegiatan penting dari sertiap fungsi pokok manajemen dalam perkantoran yang  merupakan pekerjaan manajer seperti berikut:

  1. Perencanaan (pleaning)
  • Menjelaskan, memantapkan dan memastikan tujuan yang dicapai
  • Meramalkan peristiwa atau keadaan pada waktu yang akan dating
  • Memperkirakan kondisi  – kondisi pekerjaan yang dilakukan
  • Memilih tugas yang sesuai untuk pencapain tujuan
  • Membuat rencana secara menyeluruh dengan menekankan kreativitas agar dipeoleh sesuatu yang baru dan lebih baik
  • Membuat kebijaksanaan, prosedur, standard dan metode – metode untuk pelaksanaan kerja
  • Memikirkan peristiwa dan kemungkinan akan terjadi
  • Mengubah rencana sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan

2. Pengorganisasian (organizing)

  • Membagi pekerjaan kedalam tugas – tugas operasional
  • Mengelompokan tugas – tugas kedalam posisi – posisi secara operasioanal
  • Menggabungkan jabatan – jabatan  operasional kedalam unit – unit yang saling berkaitan
  • Memilih dan menetapkan orang untuk pekerjaan yang sesuai
  • Menjelaskan persyaratan dari setiap jabatan
  • Menyesuaikan wewenang dan tanggung jawab bagi setiap anggota
  • Menyediakan berbagai fasilitas untuk pegawai
  • Menyelaraskan organisasi sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan

3. Penggerakan (Actuating)

  • Melakukan kegiatan partisivasi dengan senang hati terhadap semua keputusan, tindakan atau perbuatan
  • Mengarahkan dan menantang orang lain agar bekerja sebaik – baiknya
  • Memotivasi anggota
  • Berkomunikasi secara efektif
  • Meningkatkan anggota agar memahami potensinya secara penuh
  • Memberikan imbalan penghargaan terhadap pekerja  yang melakukan pekerjaan dengan baik
  • Mencukupi keperluan pegawai sesuai dengan kegiatan pekerjaannya

4. Pengendalian (controllig)

  • Berupaya memperbaiki pengarahan sesuai dengan petunjuk pengawasan
  • Membandingkan hasil – hasil pekerjaan dengan rencana secara keseluruhan
  • Menilai hasil pekerjaan dengan standard hasil kerja
  • Membuat media pelaksanaan secara tepat
  • Memberitahukan media pengukur pekerjaan
  • Memindahkan data  secara terperinci agar dapat terlihat perbandingan dan penyimpangan – penyimpangannya
  • Membuat saran tindakan – tindakan perbaikan jika dirasa oleh anggota
  • Memberitahu anggota – anggota yang bertanggung jawab terhadap pemberian penjelasan
  • Melaksanakan pengawasan sesuai dengan petunjuk hasil pengawasa

3. Proses Manajemen Kantor

a. Perencanaan kantor

Meliputi segala aktivitas peramalan mengenai hal ihwal yang harus dilakanakan dana cara-cara pelaksanaannya dalam bidang tata usaha kantor. Maksud perencanaan kantor adalah mencapai efesien yang tertinggi dalam pelaksanaan tata usaha tersebut.

Perencanaan kantor dapat meliputi perencanaan prosedur, perbekelalan dan tata ruang kantor

b. Pengorganisasian kantor

  • Suatu proses penyusunan kerja sama antara elemen-elemen kantor untuk mencapai tujuan tertentu.
  • Adalah suatu sistim kerja sama yang meliputi pola pembagian kerja, susunan hubungan kerja, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab antara para petugas dan struktur hubungan tersebut.

c.  Pengoordinasian kantor

Merupakan suatu kegiatan untuk menjamin   kerja sama dan partisipasi sejumlah kegiatan kantor.

  • Pengawasan kantor (Pengendalian )

Merupakan salah satu fungsi dari rangkaian proses manaj.kantor yang meliputi seluruh kegiatan pimpinan organisasi kantor yang meneliti, menyesuaikan dan mengoreksi kegiatan ketatausahaan agar pelaksanaan tepat seperti rencana.

d. Tujuan kantor

  • Penerimaan Informasi
  • Pencatatan informasi
  • Penyusunan informasi
  • Pemberian Informasi
  • Perawatan aktiva

e. Aspek manajemen kantor

  • Tujuan, yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan keberhasilan mengarahkan dan mengkoordinasian elmen-elemen manajemen
  • Organisasi, meliputi kegiatan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk staf tersebut
  • Metode adalah urutan pelaksanaan bagaimana dana di mana pelaksanaan manajemen dilangsungkan
  • Personalia, meliputi perekrutan staf, tempat, latihan, dan pengehntian karyawan
  • Lingkungan, meliputi bangunan kantor, perabot dan kondisi jasmani di dalam kantor
  • Mesin dan perlengkapan, mencakup segenap benda mati yang digunakan dalam kantor untuk membantu pelaksanaan kerja.

f.  Harapan manajemen kepada manajemen kantor

  • Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pengorganisasi
  • Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pemimpin dinamis
  • Manajer kantor hendaknya mempunyai kemauaan dan kemampuan untuk melimpahkan wewenang kepada rekan-rekan dan bawahannya.
  • Manajer kantor hendaknya dapat memperoleh dan melatih pekerja-pekerja kunci dan asisten-asisten untuk mengawasi pekerjaan di bawah pengawasannya
  • Manajer kantor hendaknya menyisihkan waktu untuk mengembangkan dirinya dan mengembangkan sifat-sifat kepribadiannya yang merupakan karanter eksekutif yang berhasil
  • Manajer kantor hendaknya dapat mermalkan, membayangkan dan merencanakan pemecahan masalah kantor yang akan terjadi hari esok.

g. Peranan manajemen kantor

Menyiapkan informasi agar manajemen puncak dapat membuat keputusan Informasi tersebut harus :

  • Ringkas (concise)
  • Cermat (accurate)
  • Dalam bentuk yang tepat (in the correct form)
  • Tepat waktu (right time)
  • Biaya rendah (low cost)

4.Perumusan Organisasi

Organisasi yang merupakan usaha dari manusia itu segala kebutuhannya tidaklah mungkin ada bila tidak ada intraksi antara anggota – anggota karyawan atau masyarakat yang mewujudkan organisasi kerja itu. Bukan pula hanya merupakan hubungan perjumpaan dilapangan kerja atau dilingkungan kerja, melainkan juga dengan hubungan yang dijalin oleh rasa  saling pengertian, mengenai tujuan dan mengenai lapangan kerja atau tugas masing – masing serta norma atau tata nilai, begitu juga dengan kesadaran serta kepentingan bersama.

  1. Struktur Organisasi – Organisasi Sederhana
  • Manajer Umum
  • Petugas Pembeliaan
  • Manajer Produksi
  • Manajer Pemasaran

2. Manajer kantor organisasi yang telah berkembang

  • Direktur Pengelola
  • Petugas Pembeliaan
  • Manajer Produksi
  • Manajer Pemasaran

5. Pendekatan Fungsional dalam organisasi

a)      Sentralisasi

Untuk meningkatkan efisiensi, semua pekerjaan kantor harus dikoordinasi oleh seorang manajer kantor, walaupun beberapa bagian darinya dapat dikerjakan di dalam kantor-kantor  departemen yang tidak berada di bawah pengawasannya. Didalam beberapa organisasi, manajer kantor utama  diberi tanggung jawab penuh atas semua kantor, termasuk yang terkait dengan departemen operasi. Ia diminta untuk mengorganisasi, memperlengkapi, mengangkat staf dan memanajemenkan kantor-kantor ini dengan memberikan pelayanan seperti  yang mungkin diminta oleh manajer departemen atau fungsional.

b)      Desentralisasi

contoh organisasi paling sederhana di bawah ini. Garis terputus-putus menunjukkan tanggung jawab untuk memberikan pelayanan.

c)      Manajer Umum

d)     Petugas Pembelian

e)      Manajer Produksi

f)       Manajer Pemasaran

g)      Manajer kantor

h)      Kantor pembelian

i)        Kantor pabrik sio

6. Pembagian Kerja dan Penugasan Kerja

a. Delegasi

adalah proses dimana individu atau kelompok memindahkan  kepada individu atau kelompok lain tugas untuk menjalankan aksi  tertentu dan sekaligus mengambil keputusan tertentu.

Delegasi dapat  dinyatakan secara ringkas sebagai  suatu proses dimana seorang manajer :

  • Menyerahkan tugas kepada bawahannya.
  • Memberi mereka wewenang untuk membuat komitmen sampai batas yang dianggap perlu untuk memungkinkan  tugas dikerjakan.
  • Menciptakan kewajiban pada pihak setiap bawahan untuk melaksanakan pekerjaan secara memuaskan.

b. Analisis pekerjaan

adalah Proses penelitian tugas kantor

  • Langkah-langkahnya :

Menentukan pembagian pekerjaan secara umum di dalam kantor

  • Pembagian Tugas :

–          Menurut Fungsi

–          Menurut Proses

Analisis pekerjaan yang sudah lengkap merupakan dasar untuk uraian pekerjaan.

SENJATA   TRADITIONAL   DAERAH   ACEH (RENCONG)

Rencong (Reuncong) merupakan senjata tradisional dari daerah Aceh, Indonesia, bentuknya seperti huruf L, tetapi bila dilihat lebih dekat, seperti kaligrafi tulisan Bismillah. Rencong termasuk dalam kategori senjata dagger/belati (bukan pisau ataupun pedang).

Asal usul

Sebelum rencong dikenal, masyarakat Aceh telah menggunakan senjata yang disebut siwah. Jenis senjata ini tidak memiliki gagang, sehingga cukup menyulitkan ketika digunakan untuk berperang, terutama ketika senjata ini sudah berlumuran dengan darah. Senjata ini menjadi licin dan mudah terlepas dari genggaman karena lumuran darah tersebut. Oleh karena itu, atas perintah Sultan Alaiddin Riayat Syah Al-Kahhar yang berkuasa pada waktu itu, maka dipanggil para pandai besi untuk mengubah siwah dengan model terbaru yang tidak menyulitkan ketika digunakan untuk berperang. Para pandai besi ini akhirnya menambahkan gagang yang berbentuk huruf Ba (huruf kedua dalam aksara Arab) pada siwah tersebut. Selanjutnya senjata ini dikenal dengan nama reuncong atau rincong, di dalam bahasa Indonesia disebut rencong.

Senjata rencong yang sudah ada sejak akhir abad ke-19 ini merupakan salah satu senjata yang digunakan untuk berperang melawan penjajah Belanda, khususnya pada perang Aceh yang berlangsung antara tahun 1873-1904 M. Secara simbolik, senjata ini cukup berjasa sebagai senjata pusaka yang membangkitkan semangat juang para perajurit Aceh. Hampir semua perajurit dan pimpinan gerilya Aceh menyelipkannya di pinggang selama mereka berjuang memepertahankan tanah kelahiran mereka, termasuk para wanita, seperti Tjut Nyak Dien dan pahlawan wanita lainnya.

Jenis-jenis

Ada beberapa jenis rencong di daerah Aceh ini, di antaranya: (1) reuncong meucugek, yaitu rencong yang gagangnya memiliki penahan dan perekat yang di dalam bahasa lokal dikenal dengan cugek atau meucugek; (2) reuncong meupucok, yang di atas gagangnya dibuat pucuk yang terbuat dari ukiran logam, umumnya dari emas. Pada bagian pangkal gagang dihiasi emas bermotif tumpal (pucuk rebung), di tampuk gagang diberi permata, sementara sarungnya dibuat dari gading yang diberi ikatan emas; (3) reuncong pudoi, yaitu rencong yang gagangnya hanya berbentuk lurus dan pendek sekali, sehingga dikenal pula dengan rencong yang belum sempurna. Ini diindikasikan pada nama pudoi, yang berarti kekurangan atau belum sempurna; dan (4) reuncong meukure, yaitu sejenis rencong yang matanya diberi hiasan tertentu seperti gambar ular, lipan (kelabang), bunga dan lain-lain.

Rencong pada umumnya dibagi menjadi empat bagian: mata rencong (bilah), punting rencong, ulee rencong (hulu, gagang atau pegangan) dan sarung rencong (warangka). Bentuk bilah rencong agak melengkung dengan bagian ujung yang runcing, tetapi tidak seperti keris. Oleh karena itu, sebagai senjata fisik, ia lebih kuat dan tampak kokoh bila dipegang. Seluruh sisi depannya tajam, sedangkan sisi punggungnya yang tajam hanya kira-kira tiga perempat bagian yang dekat dengan pucuknya. Sisi depan dekat hulu pada pangkal bilah terdapat bentuk ukiran seperti kembang kacang terbalik. Bagian ini disebut bengkuang rencong, dan merupakan stilisasi dari kuku burung garuda, atau rajawali.

Sarung rencong dan hulunya dapat dibuat dari kayu biasa, gading atau tanduk kerbau. Untuk memperkuat sekaligus memperindah, sarung ini diikatkan dengan beberapa kepingan logam berbentuk cincin yang disebut klah. Klah ini terbuat dari kuningan, perak, atau emas. Sedangkan ulee rencong dapat dihias dengan perak atau emas yang berukir.

Pada awalnya fungsi rencong hanya sebagai salah satu senjata untuk membela diri dan melawan musuh-musuh seperti penjajah Belanda. Selain itu, juga digunakan sebagai kelengkapan pakaian adat setempat. Cara mengenakannya adalah dengan menyelipkan di balik lipatan kain sarung pada perut si pemakai. Hulu rencong menghadap ke arah tangan kanan, sedangkan badannya diselipkan pada kedudukan miring, condong ke kanan pula. Secara simbolis, hal ini agaknya untuk memudahkan si pemakai mencabut rencong tersebut jika ada keperluan tertentu. Namun, fungsi rencong saat ini sudah bertambah. Ia juga dijadikan sebagai cendramata untuk diberikan kepada tamu-tamu seperti pejabat pemerintahan atau orang-orang yang datang berkunjung ke negeri Serambi Mekah ini.

Cara Membuat Rencong

Rencong dibuat dengan menggunakan peralatan tradisional seperti pembakaran besi hingga merah seperti bara api. Untuk membuat mata rencong, terlebih dahulu bahan bakunya dibakar hingga merah, lalu dipukul hingga terbentuk seperti sebilah pisau yang berujung lancip. Sedangkan untuk membuat gagang rencong adalah dengan cara mengebor bahan bakunya, kemudian mengukir sesuai dengan yang diinginkan. Selain itu, ada pula cara pembuatan gagang ini dengan menggunakan gerinda dan pisau. Untuk meluruskan tanduk kerbau yang masih bengkok digunakan kayu sebagai penjepitnya. Selanjutnya, gagang ini dihaluskan dengan gosokan amplas atau daun serumpit serta abu dapur. Setelah bilah dan gagang diolah, maka dilanjutkan dengan memasukkan bilah ke lubang yang ada di bagian ujung gagang, kemudian disarungkan dengan klah dan diikat dengan kawat tembaga, hingga bilah rencong tersebut benar-benar kuat di gagangnya.

Nilai simbolis

Berkaitan dengan nilai simbolis, senjata khas masyarakat Aceh ini memiliki keunikan dan mengandung nilai filosofis berkenaan dengan agama Islam. Hal ini terlihat pada model pembuatannya, khususnya pada gagangnya yang berbentuk huruh Ba, sebagai singkatan dari kata bismillah dalam bahasa Arab. Kata tersebut menunjukkan bahwa masyarakat Aceh sangat berpegang teguh pada ajaran Islam. Selain itu, kata rencong sudah menjadi bahasa simbol bagi daerah yang berada di paling barat Indonesia ini. Ketika Aceh disebut, biasanya selalu diiringi dengan frase Tanah Rencong. Selain itu, ada pula frase Serambi Mekah, yang menegaskan bahwa masyarakat daerah Aceh ini sangat kental dalam mengamalkan ajaran agama Islam.

Daftar Pustaka

http://miftah.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/5023/Minggu1-2.ppt

Allen, Lois A. 1963. The Professional Of Management, Terjemahan J.M.A. Tuhuteru

Millet, Jhon D. 1959. Management In the Public Service, Mc.Grow – Hill Book Company In New York.

Mooney, James D. 1954, The Prinsiple Of Organization. Harper and Brother Publickers. In New York and London.

Jackson, Jhon H. and Musselman, Vernon. 1989. Ekonomi Perusahaan, Konsep – konsep dan  Praktek – praktek Perusahaan, Alih Bahasa: Wilhelmus W. Bakowatun, 1989, Intermedia, Jakarta.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s


%d bloggers like this: